همانطور که می بینید این پروپوزال بسیار ساده است. در عین حال همه چیز در آن واضح و شفاف است و در کنار آن، افراد تصمیم گیر به راحتی می توانند راجع به اجرای آن موافقت یا مخالفت خود را اعلام نمایند. چون تمام ارکان لازم برای تصمیم گیری در آن آورده شده.

حتی ممکن است شما تمام این موارد را به صورت شفاهی یا در ذهن خود داشته باشید. اما اگر این موارد روی کاغذ بیاید و در یک سند الکترونیکی مثل گوگل داکز یا گوگل شیت ذخیره شود بعدها می تواند به فردی که جایگزین شما در سازمان می شود دید بدهد که راهی که شما رفته اید چگونه بوده و او چگونه می تواند آن را بهبود بدهد. 

حالا که یک پروپوزال داریم می توانیم به بقیه اجزا هم فکر کنیم. 

مذاکره با مدرس

حالا که تقریبا مشخص شده هدف ما از برگزاری چیست و دنبال چه چیزی هستیم، می توانیم با مدرس یا مدرسین مختلف مذاکره کنیم و از آنها بخواهیم در برگزاری وبینار با ما همراهی کنند.

طبعا ممکن است حتی شما قبل از نوشتن پروپوزالتان، مشخصا بدانید که قرار است کدام مدرس این وبینار را برگزار کند. حتی بسیار دیده می شود که هدف اصلی از برگزاری یک وبینار این است که فلان مدرس خاص با مجموعه همکاری داشته باشد و بقیه اهداف تحت الشعاع آن قرار می گیرند. این مساله چندان مهم نیست. اما اگر برای همین هم پروپوزالی داشته باشید، بعدها می توانید از اقداماتی که انجام داده اید دفاع کنید یا حداقل برای وبینارهای بعدی تصمیم های بهتری بگیرید. 

برای مذاکره با مدرس هم باید توضیحات اولیه ای به او ارائه دهید. تقریبا چیزی مشابه با همان پروپوزال اما با جزییاتی که به مدرس مربوط است. مثلا می توان این موارد را لیست کرد: 

موضوع یا عنوان وبینار: موضوعی که مدرس می خواهد راجع به آن صحبت کند. حتی ممکن است شما فقط بدانید که دوست دارید در فلان زمینه وبیناری با فلان مدرس داشته باشید و یا چند موضوع دارید که دوست دارید مدرس از بین آنها انتخاب کند یا اینکه دست مدرس را برای تصمیم گیری راجع به موضوع باز می گذارید و فقط می خواهید که با مدرس یک وبینار داشته باشید. 

همه اینها شدنیست. بنابراین فقط کافی است حداقل زمینه وبینار را بدانید و آن را به مدرس پیشنهاد دهید. 

هدف از برگزاری وبینار: شاید هدف اصلی نباشد اما هدفی که دوست دارید مدرس را به خاطر آن جذب کنید هم اینجا کفایت می کند. 

سرفصل هایی که دوست دارید حتمن در وبینار به آنها پرداخته شود: اگر موضوع شما مشخص است، طبعا باید حدودی از سرفصل ها که دوست دارید مدرس به آنها بپردازد را هم مشخص کنید یا از مدرس بخواهید پیشنهاداتش را در این زمینه بدهد. 

حق الزحمه: مبلغی که بابت این تدریس قرار است به مدرس پرداخت کنید. شفافیت در ابتدای کار بسیار بهتر از تعارفات معمول ایرانی و احیانا ناراحتی ها و توقعاتی است که بعدا از آن سر بیرون می آورد. پس همان اول مشخص کنید قرار است چه مبلغی به مدرس پرداخت کنید. اگر مد نظرتان است که مدرس رایگان تدریس کند حتما شفاف در ابتدای کار بیان کنید. اگر هم هزینه ای در نظر گرفته اید،‌ مشخص کنید تحت چه شرایطی و در چند مرحله یا چه موقع به مدرس پرداخت را انجام می دهید. 

اگر با مدرس توافق کردید به صورت رایگان وبینار را برگزار کنید، حتما پس از اتمام وبینار، یک هدیه سازمانی برای او بفرستید تا حداقل لطف او در این زمینه را جبران کرده باشید. 

البته برای مدرسینی که بابت برگزاری وبینار هزینه دریافت می کنند هم اگر این کار را انجام دهید بسیار شایسته خواهد بود. 

تاریخ برگزاری وبینار: بهتر است چند تاریخ را به مدرس پیشنهاد دهید. اگر دارید برای یک سلسله وبینار برنامه ریزی می کنید که مهم است حتما ترتیب ارائه ها حفظ شود، حتما برای هر وبینار دو زمان ارائه را مد نظر قرار دهید. مثلا بین هر دو وبینار دو هفته فاصله بیاندازید یا اگر قرار است کل وبینارها در چند روز برگزار شود،‌ خودتان را برای این موضوع آماده کنید که یک مدرس با موضوع مد نظر شما نتواند در یک تاریخ بخصوص ارائه دهد. بهترین کار این است که برنامه ریزی برگزاری وبینار(ها) را یک ماه زودتر انجام دهید.

تعیین جلسه گفتگوی آنلاین: هرچقدر هم که متنی یا با ویس برای مدرس راجع به موضوع توضیح دهید،‌ بد نیست که یک جلسه آنلاین هم با وی داشته باشید. اگر این وبینار یکی از وبینارهای یک مجموعه وبینار است، حتما اطلاعات بقیه موضوعات و بقیه مدرسین و تاریخ ها را قبل از این جلسه با مدرس هر وبینار به اشتراک بگذارید تا سطح مباحث تکراری به کمترین حد برسد و حتی اگر لازم است با تشکیل یک گروه تلگرامی، باب بحث و گفتگو را بین مدرسین باز کنید. برای دوره های آموزشی داشتن این گروه بسیار پیشنهاد می شود. 

در جلسه ای که با مدرس دارید، دقت داشته باشید که هدف اصلی ارزیابی انتخاب درست است. یعنی هم شما و هم مدرس قرار است در این جلسه به این نتیجه برسید که آیا با هم کار خواهید کرد یا بهتر است شما به بقیه گزینه ها هم فکر کنید. این جلسه مخصوصا اگر با مدرس آشنا نیستید بسیار مفید است و دورنمایی از دانش مدرس و سطح ارائه را به شما می دهد.  در صورتی که پس از جلسه به این نتیجه رسیدید که مدرس برای این موضوع مناسب است،‌ مراتب آمادگی خود برای همکاری را به صورت ایمیل یا هرروش متنی محترمانه دیگر به وی ابراز کنید. پیشنهاد می کنم تمامی مکاتباتتان در لایه رسمی با ایمیل و در لایه غیر رسمی با تلگرام باشد. البته که در بعضی مواقع می توان فقط به تلگرام اکتفا کرد. 

در اینجا نمونه ای از مذاکره قابل انجام با مدرس و درخواست برای جلسه آنلاین را برای شما درج می کنم. توجه کنید که من با مدرس قبلا آشنا بوده ام و روابط دوستانه هم داشته ام و لحن من در گفتگو با مدرس برآمده از همین موضوع است: