مقدمه
(اگر عجله دارید این بخش را رد کنید)
چند وقت پیش به دعوت دو نفر برای شرکت در وبینارهای تخصصی که تدارک دیده بودند توی دو وبینار بر بستر ایسمینار شرکت کرد. هردو عزیز از دوستان نزدیک من بودند و البته هردو در کار خودشون متخصص. اما به نظرم رسید برگزاری وبینار رو زیادی ساده در نظر گرفتند و بعد از شرکت در وبینارشون به این نتیجه رسیدم شاید به عنوان فردی که در چند سال گذشته حداقل ۱۰۰ وبیار برای شرکت ها و مجموعه های مختلف برگزار کرده، یه دستور العمل برای برگزاری وبینار بنویسم که در کنارش یه چک لیست هم داشته باشه. اینقدر این روزها برگزاری وبینار باب شده که گاهی آدم فراموش می کنه برای برگزاری یک وبینار لازمه یک دیسیپلین و البته یک چک لیست کامل از کلی کار رعایت بشه. امروز با هم راجع به این موضوع حرف می زنیم.
من در اینجا شما رو در مقام برگزار کننده وبینار در نظر می گیرم. اگر شما علاوه بر برگزار کننده وبینار، خودتون قراره در نقش مدرس هم ایفای تعهد کنید، طبعا لازم دارید توجه بیشتری به موضوعات داشته باشید و جوری برنامه ریزی کنید که تعهدات و مسئولیت های برگزار کننده وبینار، تعهدات شما به عنوان مدرس رو تحت الشعاع قرار نده.
کارهایی که قبل از برگزاری وبینار باید انجام دهیم:
تهیه پروپوزال برگزاری وبینار
برای انجام هر کاری لازم است شما یک پروپوزال داشته باشید. در این پروپوزال (که قرار نیست چیز عجیب و غریبی باشد و شاید در حد دو سه پاراگراف تایپ شده در تلگرام باشد) قرار است به این موضوعات بپردازیم:
- هدف از برگزاری وبینار
- مدرس پیشنهادی
- تاریخ پیشنهادی
- سرفصل هایی که باید حتما به آنها پرداخته شود
- هزینه پیشنهادی برای برگزاری وبینار (هزینه مدرس، تبلیغات و …)
- کانال های تبلیغ وبینار
- عوامل اجرایی
- و …
یک نمونه از این پروپوزال می تواند به شکل زیر باشد:
موضوع: کاربرد ایمیل مارکتینگ در صنعت خرده فروشی
هدف از برگزاری: جذب لید برای مجموعه .... و آشنا نمودن مخاطب متخصص با ابزار تحت توسعه ....
مدرس های پیشنهادی: مدرس ۱ - مدرس ۲-مدرس ۳
سرفصل های پیشنهادی: (هنوز با مدرس مطرح نشده و قابل تغییر است)
- اهمیت ایمیل مارکتینگ در بهبود شاخصهای کلیدی خردهفروشی
- نقش ایمیل مارکتینگ در حفظ و نگهداشت مشتری (Retention)
- بهبود تجربه مشتری خردهفروشی با استفاده از ایمیل مارکتینگ
- تاکتیکهای استفاده از ایمیل مارکتینگ در خردهفروشی
- چند مثال موفق در صنعت خردهفروشی
هزینه وبینار: رایگان / محدود به ده هزار تومان
هزینه مدرس: تلاش می کنیم مدرس به صورت افتخاری ارائه داشته باشند. نهایت هزینه ۱ تا ۳ میلیون تومان
تاریخ برگزاری: هفته اول و دوم اسفند ۱۴۰۰- روزهای دوشنبه یا سه شنبه ساعت ۱۹ الی ۲۱
کانال های تبلیغات: تبلیغات ایسمینار+ تبلیغات بنری در یکتانت + میکرو اینفلوئنسر مارکتینگ
حامی مالی: در صورت موافقت با برگزاری، با سه مجموعه مذاکره می شود.
عوامل اجرایی: حسین حمیدیا- همکار تدوین گر ویدیو و صدا- همکار گرافیست (اسامی به دلیل تاکید همکاران حذف شده است)
همانطور که می بینید این پروپوزال بسیار ساده است. در عین حال همه چیز در آن واضح و شفاف است و در کنار آن، افراد تصمیم گیر به راحتی می توانند راجع به اجرای آن موافقت یا مخالفت خود را اعلام نمایند. چون تمام ارکان لازم برای تصمیم گیری در آن آورده شده.
حتی ممکن است شما تمام این موارد را به صورت شفاهی یا در ذهن خود داشته باشید. اما اگر این موارد روی کاغذ بیاید و در یک سند الکترونیکی مثل گوگل داکز یا گوگل شیت ذخیره شود بعدها می تواند به فردی که جایگزین شما در سازمان می شود دید بدهد که راهی که شما رفته اید چگونه بوده و او چگونه می تواند آن را بهبود بدهد.
حالا که یک پروپوزال داریم می توانیم به بقیه اجزا هم فکر کنیم.
مذاکره با مدرس
حالا که تقریبا مشخص شده هدف ما از برگزاری چیست و دنبال چه چیزی هستیم، می توانیم با مدرس یا مدرسین مختلف مذاکره کنیم و از آنها بخواهیم در برگزاری وبینار با ما همراهی کنند.
طبعا ممکن است حتی شما قبل از نوشتن پروپوزالتان، مشخصا بدانید که قرار است کدام مدرس این وبینار را برگزار کند. حتی بسیار دیده می شود که هدف اصلی از برگزاری یک وبینار این است که فلان مدرس خاص با مجموعه همکاری داشته باشد و بقیه اهداف تحت الشعاع آن قرار می گیرند. این مساله چندان مهم نیست. اما اگر برای همین هم پروپوزالی داشته باشید، بعدها می توانید از اقداماتی که انجام داده اید دفاع کنید یا حداقل برای وبینارهای بعدی تصمیم های بهتری بگیرید.
برای مذاکره با مدرس هم باید توضیحات اولیه ای به او ارائه دهید. تقریبا چیزی مشابه با همان پروپوزال اما با جزییاتی که به مدرس مربوط است. مثلا می توان این موارد را لیست کرد:
موضوع یا عنوان وبینار: موضوعی که مدرس می خواهد راجع به آن صحبت کند. حتی ممکن است شما فقط بدانید که دوست دارید در فلان زمینه وبیناری با فلان مدرس داشته باشید و یا چند موضوع دارید که دوست دارید مدرس از بین آنها انتخاب کند یا اینکه دست مدرس را برای تصمیم گیری راجع به موضوع باز می گذارید و فقط می خواهید که با مدرس یک وبینار داشته باشید.
همه اینها شدنیست. بنابراین فقط کافی است حداقل زمینه وبینار را بدانید و آن را به مدرس پیشنهاد دهید.
هدف از برگزاری وبینار: شاید هدف اصلی نباشد اما هدفی که دوست دارید مدرس را به خاطر آن جذب کنید هم اینجا کفایت می کند.
سرفصل هایی که دوست دارید حتمن در وبینار به آنها پرداخته شود: اگر موضوع شما مشخص است، طبعا باید حدودی از سرفصل ها که دوست دارید مدرس به آنها بپردازد را هم مشخص کنید یا از مدرس بخواهید پیشنهاداتش را در این زمینه بدهد.
حق الزحمه: مبلغی که بابت این تدریس قرار است به مدرس پرداخت کنید. شفافیت در ابتدای کار بسیار بهتر از تعارفات معمول ایرانی و احیانا ناراحتی ها و توقعاتی است که بعدا از آن سر بیرون می آورد. پس همان اول مشخص کنید قرار است چه مبلغی به مدرس پرداخت کنید. اگر مد نظرتان است که مدرس رایگان تدریس کند حتما شفاف در ابتدای کار بیان کنید. اگر هم هزینه ای در نظر گرفته اید، مشخص کنید تحت چه شرایطی و در چند مرحله یا چه موقع به مدرس پرداخت را انجام می دهید.
اگر با مدرس توافق کردید به صورت رایگان وبینار را برگزار کنید، حتما پس از اتمام وبینار، یک هدیه سازمانی برای او بفرستید تا حداقل لطف او در این زمینه را جبران کرده باشید.
البته برای مدرسینی که بابت برگزاری وبینار هزینه دریافت می کنند هم اگر این کار را انجام دهید بسیار شایسته خواهد بود.
تاریخ برگزاری وبینار: بهتر است چند تاریخ را به مدرس پیشنهاد دهید. اگر دارید برای یک سلسله وبینار برنامه ریزی می کنید که مهم است حتما ترتیب ارائه ها حفظ شود، حتما برای هر وبینار دو زمان ارائه را مد نظر قرار دهید. مثلا بین هر دو وبینار دو هفته فاصله بیاندازید یا اگر قرار است کل وبینارها در چند روز برگزار شود، خودتان را برای این موضوع آماده کنید که یک مدرس با موضوع مد نظر شما نتواند در یک تاریخ بخصوص ارائه دهد. بهترین کار این است که برنامه ریزی برگزاری وبینار(ها) را یک ماه زودتر انجام دهید.
تعیین جلسه گفتگوی آنلاین: هرچقدر هم که متنی یا با ویس برای مدرس راجع به موضوع توضیح دهید، بد نیست که یک جلسه آنلاین هم با وی داشته باشید. اگر این وبینار یکی از وبینارهای یک مجموعه وبینار است، حتما اطلاعات بقیه موضوعات و بقیه مدرسین و تاریخ ها را قبل از این جلسه با مدرس هر وبینار به اشتراک بگذارید تا سطح مباحث تکراری به کمترین حد برسد و حتی اگر لازم است با تشکیل یک گروه تلگرامی، باب بحث و گفتگو را بین مدرسین باز کنید. برای دوره های آموزشی داشتن این گروه بسیار پیشنهاد می شود.
در جلسه ای که با مدرس دارید، دقت داشته باشید که هدف اصلی ارزیابی انتخاب درست است. یعنی هم شما و هم مدرس قرار است در این جلسه به این نتیجه برسید که آیا با هم کار خواهید کرد یا بهتر است شما به بقیه گزینه ها هم فکر کنید. این جلسه مخصوصا اگر با مدرس آشنا نیستید بسیار مفید است و دورنمایی از دانش مدرس و سطح ارائه را به شما می دهد. در صورتی که پس از جلسه به این نتیجه رسیدید که مدرس برای این موضوع مناسب است، مراتب آمادگی خود برای همکاری را به صورت ایمیل یا هرروش متنی محترمانه دیگر به وی ابراز کنید. پیشنهاد می کنم تمامی مکاتباتتان در لایه رسمی با ایمیل و در لایه غیر رسمی با تلگرام باشد. البته که در بعضی مواقع می توان فقط به تلگرام اکتفا کرد.
در اینجا نمونه ای از مذاکره قابل انجام با مدرس و درخواست برای جلسه آنلاین را برای شما درج می کنم. توجه کنید که من با مدرس قبلا آشنا بوده ام و روابط دوستانه هم داشته ام و لحن من در گفتگو با مدرس برآمده از همین موضوع است:
سلام علیکم و رحمت الله
آقا مخلصم
من مجدد زحمت آوردم برات
یه دورهای رو با ……. طراحی کردیم برای یه سگمنت خاصی از اکوسیستم بازاریابی....... که دوست دارند بیشتر با نگاه تجربهمحور و با دید کلانتر بازاریابی ........ رو یاد بگیرند و البته گرچه به صورت کامل درگیر بخش به بخش بازاریابی ....... هستند و توی هر بخش تجربه میکنند نوشتن و تمرین کردن رو، اما نگاهشون اینه که از این مسیر به یه مدیر محتوا یا استراتژیست محتوای قابل تبدیل بشن و صرفا یک کارشناس بازاریابی محتوایی نمونن.
حضرتعالی هم که طبق معمول، توی لیست من هستی برای بحثهای آموزش مخصوصا حوزه استراتژی.
ممنون میشم اگر به این سرفصلها یه نگاهی بندازی.
آدرس داکیومنت:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/xyz/edit?usp=sharing
برای تدریس موضوعات، یه ساختار درختی داریم توی این اکسل که اون، کمک میکنه به درک درستی از ذهنیت ما برسی. فعلا هم فقط بخش ………. رو تکمیل کردیم و بقیه بخشها رو چون هنوز قصد شروعش رو نداریم، توی اکسل نیاوردیم.
برای شما هم من دو بخش ………… و …………….رو در همین اکسل پیشنهاد دادم.
اگر مطالعه کنی و نظرت رو در موارد زیر بهم بگی ممنون میشم:
1- ساختار کلی پروژه چطوره؟ آیا جذاب هست و سرفصلها پاسخگوی نیاز افرادی که نام بردم هست یا نه؟
2- فرصت داری برای اینکه از نیمههای اسفند یا اوایل بهار بتونیم دوره رو استارت بزنیم؟
3- جایگاه پیشنهاد من برای شما، جایگاه مناسبیه؟ و آیا بخش دیگهای هم هست که خودت پیشنهاد بدی یا صرفا بخواهی توی اون بخش تدریس داشته باشی؟
4- اگه فکر میکنید توی اون بخشی که ما به شما پیشنهاد دادیم، لازمه چیزی کم یا زیاد بشه، ما باز و پذیرا هستیم نسبت بهش.
میزان ساعت هر بخش رو هم جلوش ذکر کردم که بتونی بررسی کنی. ضمن اینکه دوره به صورت آنلاین برگزار میشه.
اگر اوکی اولیه رو بدی، با هم یه جلسه خواهیم داشت تا ابعاد کار رو بررسی کنیم و بعد، اگر هردو طرف برای شروع پروژه رضایت داشتیم، با هم استارت میزنیم.
بودجه اختصاص یافته برای این دوره از نظر ما برای هر ساعت تدریس ….. میلیون تومنه. اگر روی این عدد هم نظری داری خوشحال میشم بدونم.
دمت گرم
در این ساختار تمام چیزهایی که در این بخش راجع به آن صحبت کردم را می بینید. اگر مدرس با شما آشناییت قبلی ندارد یا از دوستان شما نیست، طبعا باید با ادبیات رسمی با وی صحبت کنید. حتما قبل از هر چیزی سوال کنید که از کدام کانال ارتباطی می توانید برای وی یک درخواست ارسال کنید و حتما در صورت امکان درخواست را در یک فایل ورد یا گوگل داک به وی عرضه کنید تا امکان بررسی بهتر داشته باشد.
حالا که با مدرس هم مذاکره کردیم و به نتیجه رسیدیم و تاریخ هم مشخص شده، لازم است برای آماده کردن پکیج گرافیکی اقدام کنیم.
تهیه پکیج گرافیکی
پکیج گرافیکی یک وبینار شامل موارد زیر می شود:
- طرح پوستر در ابعاد مناسب برای اکثر شبکه های اجتماعی( پست و استوری اینستاگرام، پست لینکدین و توییتر و تلگرام و ایمیل و …)
- طرح پوستر برای بنر پلتفرم برگزاری: ایوند و ایسمینار از اندازه استانداردی برای پوستر معرفی استفاده نمی کنند و لازم است حتما طرح اختصاصی با اندازه اختصاصی برای آنها داشته باشید. اندازه ها را از طریق سایت می توانید داشته باشید.
- طرح پوستر برای پرزنتیشن: معمولا شما باید یک فایل خام پرزنتیشن به مدرس ارائه دهید که شامل لوگوی شما و حامیان و دیگر المانهای لازم باشد. این طرح را هم گرافیست باید آماده کند و در اختیار شما قرار دهد.
اما گرافیست برای آماده کردن این پکیج ها به چه چیزهایی نیاز دارد؟
- تصویر مدرس
- نام و تایتل شغلی مدرس
- عنوان اصلی و عنوان کوتاه وبینار
- تاریخ و ساعت برگزاری
- لوگو یا هویت سازمانی یا برندبوک شرکت
- لوگوی حامیان
معمولا در پوستر وبینار وزن اصلی به تایتل وبینار داده می شود. بعد از آن، مدرس، تایتل شغلی وی و تصویرش بیشترین وزن را دارند و سپس تاریخ و ساعت برگزاری. به مجموعه برگزار کننده و حامیان در گوشه های تصویر وزن داده می شود. بعضی از مجموعه ها هم آدرس صفحه وبینار در سایت خودشان یا در پلتفرم برگزاری را هم در این پوستر قرار می دهند.
بعضا ممکن است حسب اهمیت یکی از این موارد وزن دهی متفاوتی را شاهد باشیم. مثلا مدرس وزن بیشتری نسبت به بقیه موارد داشته باشد. که این هم استثناست.
ویدیوی معرفی
پیشنهاد می کنم برای هر وبینار یک ویدیوی زیر یک دقیقه هم بسازید. برای این کار می توانید از مدرس دعوت کنید به آتلیه یا سازمان شما آمده و ویدیو را آنجا به صورت حرفه ای تهیه کنید یا مثل بسیاری از نمونه هایی که در اجرای آنها دخیل بوده ام، از مدرس بخواهید یک ویدیوی ساده شامل موارد زیر تهیه کند و بعدا با استفاده از افکت های تصویری کیفیت مد نظر خودتان را ایجاد کنید:
معرفی مدرس در یک جمله. مثلا: حسین حمیدیا هستم کارشناس بازرگانی
هدف از برگزاری و معرفی وبینار. مثلا: این روزها بازاریابی محتوایی برای بسیاری از کسب و کارها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. ما هم به فراخور همین نیاز، لازم است اطلاعات خودمان را به روز کنیم. قرار است من در یک وبینار دو ساعته که در تاریخ ……. و ساعت ……… برگزار می شود، راجع به موضوع …… برای شما صحبت کنم.
- دعوت به شرکت در وبینار: از شما دعوت می کنم اگر به این موضوع علاقه مند هستید در این وبینار حضور داشته باشید. با کد تخفیف …… که هم اکنون روی تصویر هم درج شده می توانید با ….. تخفیف در این وبینار شرکت کنید.
بخش مربوط به کد تخفیف را می توانید کامل حذف کنید.
تهیه این ویدیو بسیار ساده است. دقت کنید که حتما به مدرس تاکید نمایید ویدیو به صورت افقی ضبط شود یا در دو ورژن افقی و عمودی برای سوشال مدیا تهیه شود. ورژن عمودی که برای استوری و ریلز مناسب است باید کمتر از یک دقیقه باشد.
این ویدیو در کانال های انتشار تبلیغات وبینار و پلتفرم برگزاری درج می شود
بعد از آماده شدن پوسترها و دیگر المانهای گرافیکی، لازم است قبل از هر چیز برای اطلاعات درج شده در آنها از مدرس تایید بگیرید. پس از تایید مدرس، می توانید تبلیغات را شروع کنید.
تبلیغات وبینار
قبل از هر چیز روی پلتفرمی که قصد برگزاری دارید رویداد خودتان را بسازید. ممکن است بخواهید روی وب سایت خودتان هم برای رویداد صفحه ای در نظر بگیرید. اگر امکان ثبت نام برروی وب سایت خودتان را دارید، پیشنهاد موکد می کنم از قابلیت های وب سایت شرکت استفاده کنید یا از پلتفرمی استفاده کنید که به شما اجازه می دهد ثبت نام را به صورت یک آی فریم یا وایت لیبل روی سایت خودتان داشته باشید و صرفا از پلتفرم برای برگزاری استفاده کنید.
پس از آن، برای تبلیغات، حتما برای آدرس صفحه، از شورت لینک استفاده کنید. لینک های کوتاه راحت تر در ذهن می مانند و به شما کمک می کنند مخاطب احیانا هروقت اراده کند بدون نیاز به ارجاع مجدد به تبلیغ شما ثبت نام را انجام دهد.
برای تبلیغات، می توانید از قابلیت بسته های تبلیغاتی پلتفرم استفاده کنید. با توجه به اینکه پلتفرمهای برگزاری رویداد معمولا بانک ایمیل از مخاطبان دارند که احیانا تمیز شده و بر حسب علاقه مندی آنها دسته بندی شده و احیانا به یک نرم افزار مارکتینگ آتومیشن هم وصل است، بهترین گزینه استفاده از تبلیغات پلتفرمی است. اگر پلتفرم برگزاری شما این قابلیت ها را ندارد، به نظرم از میکرواینفلوئنسرمارکتینگ برای تبلیغات استفاده کنید. اینفلوئنسرهای تخصصی در حوزه کاری شما که گرچه شاید مخاطب چندانی نداشته باشند اما مخاطبینشان معمولا پاکیزه و مرتبط با رشته تخصصیشان هستند و به این شکل نرخ تبدیل تبلیغاتتان را افزایش می دهید.
بعد از این دو روش، طبعا استفاده از تبلیغات بنری و کلیکی در پلتفرم هایی مثل یکتانت هم می تواند کارساز باشد. البته اگر وبینار شما جنرال است یا پلتفرم می تواند پابلیشرهایی مرتبط با زمینه وبینار شما به شما معرفی کند.
چند روز مانده به برگزاری
پیگیری تدارک فایل ارائه از مدرس: بهتر است حداقل ۲ روز قبل از برگزاری وبینار، فایل ارائه مدرس را از وی گرفته و برروی پلتفرم برگزاری وبینار یا دیگر پلتفرم ها مثل اسلاید شر (slideshare.net) بارگذاری کنید و لینک آن را برای مخاطبانتان ارسال کنید. ارسال این فایل برای مخاطب به او می فهماند که شما برای برگزاری رویداد تدارک دیده اید و برای گرفتن نتیجه از آن بسیار جدی هستید. همچنین به او فرصت می دهد که به یک باره در دنیای ناشناخته ها وارد نشود و شناختی قبلی از فضای فکری مدرس و محتوایی که قرار است آموزش دهد به دست آورد.
ارسال ایمیل یادآوری به شرکت کنندگان یک روز قبل از برگزاری و روز برگزاری: اگر از پلتفرم ها استفاده می کنید معمولا یادآوری ایمیلی دارند. یکی از پلتفرم ها هم امکان افزودن تاریخ شرکت در وبینار به گوگل کلندر را دارد که امکان بسیار جذابی است. پیشنهاد می کنم از این امکانات حتما استفاده کنید و اگر وبینار را برروی سایت خودتان معرفی کرده و ثبت نام خارج از پلتفرم انجام شده حتما با یک ایمیل با لحن مناسب جامعه هدفتان به وی یادآوری کنید که مثلا فردا وبینار دارید و لازم است ساعت حضور را به خاطر داشته باشد. یا اگر لازم است لینک حضور را برای وی ارسال کنید.
یادآوری به مدرس برای برگزاری وبینار: معمولا من هر چند روز یک بار از تاریخ توافق با مدرس تا زمان برگزاری به مدرس از طریق پیام رسانها پیام می دهم و هربار اطلاعات جزیی را در اختیار وی قرار می دهم تا هم او را برای انجام کارهای مربوط به وبینار تحریک کنم و هم جدیت تیم برگزاری را به وی نشان بدهم. سعی می کنم از یک لحن متناسب با نوع ارتباطم با مدرس استفاده کنم و برای موارد زیر هر چند روز یک بار به وی پیام بدهم.
- ارسال پوسترها و اخذ تاییدیه
- ارسال فایل خام ارائه در قالب یک لینک یا یک فایل (من گوگل اسلایدز را ترجیح می دهم)
- اعلام تعداد نفرات ثبت نامی و اگر مقدور بود زمینه تخصصی آنها
- درخواست برای درج پوستر در سوشال مدیاهای مدرس ( ممکن است برای شما هزینه مجزا در بر داشته باشد! پس حواستان باشد که لطف است و نه وظیفه)
ارائه توضیحات راجع به روند برگزاری: معمولا یکی دو روز قبل از برگزاری و همچینن روز برگزاری توضیحاتی راجع به ساعت شروع، لزوم هماهنگی مثلا یک ساعت قبل از شروع وبینار، تست اینترنت، محتوایی که در شروع وبینار باید گفته شود ( معرفی مجموعه، تقدیر از اسپانسرها و …) اگر وقفه ای لازم است وسط وبینار داشته باشیم یا اگر لازم است شخصی بجز مدرس وسط وبینار چیزی را پروموت کند، روال برگزاری ( ابتدا ارائه سپس پرسش و پاسخ یا ارائه و پرسش و پاسخ همزمان) زمان پایان وبینار، معرفی پشتیبان وبینار و آی دی وی در پلتفرم و … یک نمونه از این پیام ها را در ادامه خواهیم دید:
سلام احوال شما
ممنون میشم اگر به این چند تا نکته قبل از وبینار توجه بفرمایید
۰- حتما حتما حتما با استفاده از لپ تاپ آنلاین بشین. برای ما قابل قبول نیست که مدرس با استفاده از گوشی تلفن همراه یا تبلت در وبینار حضور داشته باشه.
1- در صورت امکان، نیم ساعت قبل از شروع وبینار پشت سیستم باشید که با هم یه تست بزنیم و صدا و تصویر رو چک کنیم
2- اگر امکانش رو دارید، شما هم ویدئوی وبینار رو با نرم افزارهایی مثل snag it ضبط کنید. ما دو تا ویدئو اینجا ضبط می کنیم. اما برای اطمینان بیشتر، بد نیست که شما هم زحمت بکشید برای ضبط ویدئو
3- در ابتدای شروع وبینار، به این نکته اشاره کنید که « این وبینار،به همت «……..» که یه رسانه در حوزه نرم افزار و تکنولوژی مارکتینگ هست برگزار میشه. و …… قصد داره در هر ماه تعدادی وبینار در زمینههای مرتبط با مارتک برگزار کنه»
4- اشاره بفرمایید که فایلها، ویدئو و صدای وبینار، تا روز بعد از وبینار برروی پنل ایسمینار و همچنین کانال یوتوب و آپارات و کست باکس مارتک آکادمی قرار می گیره
5- ما برای اینکه عزیزانی که به این حوزه علاقه مند هستند جایی دور هم جمع بشن، یک گروه در تلگرام و یک کامیونیتی در توییتر داریم. اگر در ابتدا و انتهای فرمایشاتتون هم به این گروه اشاره کنید و بگین که همکاران پشتیبان وبینار لینکش رو براتون توی چت قرار می دن ممنون میشم
. 6- اگر این جمله رو هم جایی از فرمایشاتتون در ابتدای گفتگو بیان کنید ممنون میشم.
این وبینار توسط …… حمایت شده. …….. تلاش میکنه با حمایت از این وبینارها، به گسترش استفاده از ابزارهای مارکتینگ کمک کنه.
7- در میانه فرمایشات شما، حدودا نصف وبینار که رفت، لازمه یه وقفه یا استراحت 2-3 دقیقه ای بدیم و بعد، مجددا شروع به ادامه بحث کنید. من این وقفه رو برای حوالی ساعت 19:30 پیشنهاد میدم. اگر زمان براش در نظر بگیرید ممنون میشم.
8- در پایان وبینار هم اگر بیان بفرمایید که فایلها تا فردا برروی ایسمینار قرار می گیره ممنون میشم.
9- شما می تونید انتخاب کنید پرسش و پاسخ در انتهای برنامه باشه یا هر کس هرجا که خواست سوال بپرسه.
10- بعد از اتمام برنامه، اگر جایی بود که لازم بود از ویدئو حذف بشه، جمله اش با حوالی زمانیش رو به من بگین تا از ویدئو حذفش کنم.
11- تلاش می کنم قبل از انتشار فایل، یک نسخه از اون رو در اختیار شما هم قرار بدم. فقط لطف می کنید اگر شما قبل از ……… اقدام به انتشارش نکنید.
۱۲- آقای ……… با آی دی ……… در رویداد حضور خواهند داشت و تمام امور مربوط به پشتیبانی رو انجام می دن. اگر کاربری سوالی غیر متعارف پرسید یا خواست حواس شرکت کنندگان رو پرت کنه، ایشون اقدام خواهد کرد و لازم نیست شما به چیزی بجز ارائه مشغول بشین.
ممنونم از لطف و همراهیتون و قدردان زحماتتون هستم.
یک ساعت قبل از برگزاری
- حتما نرم افزار مناسب برای ضبط ویدیوی وبینار را آماده کرده باشید. بعضی از پلتفرم ها امکان ضبط مستقیم دارند اما بعضی هم ندارند. همیشه داشتن یک پلن ب البته مفید است و شما هم سعی کنید حتما پلن ب را داشته باشید و خودتان هم جدای از پلتفرم ضبط کنید.
- حتما یک نفر پشتیبان بجز مدرس برای حضور در گروه داشته باشید.
- اگر خودتان ارائه دهنده هستید حتما از شخص دیگری برای پشتیبانی وبینار کمک بخواهید و تمام کار را شخصا به عهده نگیرید.
- اگر خودتان ارائه دهنده هستید حتما تاکید می کنم حتما با استفاده از لپ تاپ در وبینار حضور داشته باشید و از حضور با گوشی تلفن همراه بپرهیزید.
- حتما فایل ارائه را روی لپ تاپ خودتان هم باز کنید تا اگر مشکلی در خوانایی و … دارد بتوانید قبل از برگزاری مشکل را حل کنید.
- حتما نیم ساعت قبل از شروع وبینار در داخل روم حضور داشته باشید.
- در بک گراند تصویر اتاق وبینار پوستر وبینار را قرار دهید تا مخاطبان متوجه شوند به جای درستی آمده اند و اشتباهی در کار نیست.
- حتما یک پیام خوش آمد پین شده در روم داشته باشید.
- بعد از تست صدا و تصویر و اینترنت با مدرس، از وی بخواهید حداقل ۵ دقیقه قبل از زمان وبینار در اتاق حضور داشته باشد.
- یک خط تلفن اختصاصی از مدرس داشته باشید که اگر اتفاق ناخواسته ای افتاد بتوانید با مدرس هماهنگ کنید.
- می توانید از مدرس بخواهید خارج از روم و روی یکی از پیام رسانها مثل تلگرام یا واتس اپ در دسترس باشد تا اگر خواستید موردی را به او گوشزد کنید بتوانید از طریق آن پیام رسان حین ارائه به وی دسترسی داشته باشید.
خب این تقریبا تمام چیزی بود که قبل از شروع وبینار لازم دارید. اگر شما هم نکته ای به ذهنتان رسید که مغفول واقع شده حتما در کامنت ها به آن اشاره کنید. من سعی می کنم محتوای مشابهی برای حین وبینار و پس از انجام وبینار هم آماده کنم و در پست های مجزا در اختیار شما قرار دهم. همچنین برای تبلیغات وبینار هم نکاتی را که مفید ببینم در محتوایی مجزا به شما ارائه خواهم داد.
حالا که بخش اول این سه گانه را خوانده اید، پیشنهاد می دهم بخش های حین برگزاری و پس از برگزاری را هم مطالعه کنید.