مقدمه
(اگر عجله دارید این بخش را رد کنید)
قبلا یک سرفصل مجزا برای نکاتی که پیش از برگزاری یک وبینار به عنوان مجری وبینار لازم است رعایت کنید نوشتم. این قسمت دوم این نوشته است و قرار است با هم بررسی کنیم حین برگزاری وبینار چطور حرفه ای برخورد کنیم.
پشتیبان وبینار
لازم است بجز خود شما به عنوان برگزار کننده یک نفر پشتیبان اتاق هم در اتاق وبینار حضور داشته باشد.
سرویس هایی مثل ایسمینار قبلا امکان پشتیبانی از وبینار توسط یکی از عوامل را داشتند. در حال حاضر از موجود بودن این سرویس اطلاعی ندارم. اما شخصا همیشه بر این عقیده بوده ام که این سرویس را باید خود برگزار کننده ارائه کند و واسپاری آن به پلتفرم کار اشتباهی است.
اگر شروع این محتوا برای شما نامفهوم است، پیشنهاد می دهم ابتدا محتوای قبلی که راجع به نکات پیش از برگزاری وبینار است را مطالعه کنید.
اما وظایفی که برای پشتیبان در نظر گرفته می شود:
- پاسخگویی به چت ها در حین برگزاری وبینار
- پاسخگویی به تماس های تلفنی درباره عدم امکان ورود به اتاق یا قطع شدن صدا و تصویر
- پاسخگویی به سوالات مخاطبان راجع به قطع شدن صدا و تصویر
- مدیریت بخش چت و پاسخگویی به سوالات تکراری
- جلوگیری از ایجاد اختلال توسط شرکت کنندگان در روند برگزاری
- اخراج اختلال گران در روند برگزاری
- کنترل ورق زدن اسلایدها در صورتی که مدرس حین ارائه با کنترل اسلاید به مشکل برخورد کند.
- کنترل جو اتاق در صورت بروز مشکل در ارائه به دلیل قطعی اینترنت یا هر دلیل دیگر
- هماهنگی با مدرس برای پرسش و پاسخ حین یا بعد از ارائه
- کنترل ضبط ویدیو توسط پلتفرم یا به صورت شخصی: توجه کنید که حتی اگر ویدیو توسط پلتفرم هم ضبط می شود، شما هم لازم است نسبت به ضبط آن اقدام کنید. بارها پیش آمده که ویدیوی ضبط شده توسط پلتفرم به هردلیلی از جمله کندی اینترنت کیفیت لازم را نداشته و موجب شده که تیم برگزاری مجبور به برگزاری مجدد وبینار بدون حضور شرکت کنندگان و ضبط ویدیوی آن شود.
همانطور که می بینید کلیه این موارد از حساسیت بالایی برخوردارند و اگر شخصی به عنوان پشتیبان انتخاب شود که دانش کافی درباره برگزاری وبینار یا آشنایی کافی با برگزار کننده و مدرس نداشته باشد، ممکن است موجب از بین رفتن زحمات شما قبل از برگزاری وبینار شود.
۳۰ دقیقه قبل از وبینار
از نظر من یک برگزار کننده حرفه ای وبینار حداقل ۳۰ دقیقه قبل از وبینار در اتاق وبینار حضور دارد. معمولا زیاد دیده ام که شرکت کنندگان حتی یک ساعت زودتر هم به وبینار می آیند. خود من هم عادت دارم به عنوان شرکت کننده حداقل ده دقیقه قبل از وبینار در اتاق وبینار حضور داشته باشم.
از این رو بهتر است شما هم حداقل نیم ساعت قبل از شروع وبینار در اتاق حضور داشته باشید. از این فرصت می توانید برای انجام این کارها استفاده کنید:
- بارگذاری فایل ارائه مدرس: حتما فایل پی دی اف وبینار را به صورت قابل دانلود در اتاق بارگذاری کنید. البته شاید مدرس بخواهد از روی سیستم خودش فایل ارائه را به صورت پاورپوینت باز کند و ارائه دهد. با این حال، شما حتما یک نسخه قابل دانلود را برای شرکت کنندگان بگذارید تا دردسر هماهنگی برای گرفتن نسخه نهایی فایل را نداشته باشند.
- بارگذاری پوستر وبینار: وجود پوستر وبینار در اتاق وبینار به شرکت کننده اطمینان می دهد که درست آمده و وبینار قرار است همینجا برگزار شود.
- درج یک پیام در چت و پین کردن آن: این پیام می تواند خوش آمد گویی و قوانین چت در اتاق باشد. یا مثلا اعلام کند که ویدیوی وبینار ضبط می شود/نمی شود و تا فلان تاریخ در اختیار مخاطب قرار خواهد گرفت.
- پاسخگویی سریع به سوالاتی که احتمالن پرسیده می شود: حضور شما در اتاق و پاسخگویی به سوالات، قبل از شروع وبینار موجب می شود ذهن مخاطب جمع موضوع وبینار باشد و به بیراهه نرود. همچنین خیال مخاطب را راحت می کند که شخص پاسخگویی در اتاق وجود دارد.
شروع وبینار
در بخش های قبل گفته ام و مجددا هم بر آن تاکید می کنم. به طور قطع از مدرس بخواهید از ارائه با گوشی تلفن همراه یا تبلت خودداری کند و حتما حتما حتما با لپ تاپ در وبینار حضور داشته باشد. وبینارهای زیادی را دیده ام که به دلیل رعایت نکردن همین یک نکته امتیاز پایینی کسب کرده اند. ضمن آنکه مدرس باید به صورت کامل بر محیط وبینار مسلط باشد و هیچ حرکت یا سوال یا تغییری از دید وی خارج نماند. چیزی که روی گوشی تلفن همراه یا تبلت کنترل آن ممکن نیست.
نکته مهم بعدی که قبلا هم بر آن تاکید کرده ام این است که با مدرس هماهنگی کامل داشته باشید تا تحت هر شرایطی وبینار راس ساعت مقرر برگزار شود. مهمترین چیز برای شرکت کننده در لحظه ورود به اتاق وبینار، این است که ببیند وبینار در زمان گفته شده در حال برگزاری است. اینکه به هردلیلی از جمله قطعی اینترنت، کند بودن فیلتر شکن یا مشکل پلتفرم شما مجبور به تاخیر در شروع وبینار شوید، یک خطای نابخشودنی است که اول از همه برگزارکننده و بعد از آن، مدرس برنامه را تحت الشعاع خود قرار می دهد و موجب می شود مخاطب برای پیامی که شما با برگزاری وبینار در پی انتقال آن بوده اید جدی برخورد نکند. چون شما مهمترین دارایی مخاطب حین برخورد اولیه که همان زمان وی بوده است را کم اهمیت شمرده اید.
ارج و قرب بهترین اساتید، با بهترین ارائه ها و بهترین پلتفرم های برگزاری و مجلل ترین ایونت ها، با هر دقیقه تاخیر در برگزاری وبینار یا ایونت در چشم مخاطب یک پله سقوط می کند و وقتی که این تاخیر به بیش از ۱۵ دقیقه برسد، عملا شما بهتر است که دیگر وبینار را برگزار نکنید. چون حالا دیگر مخاطب فقط به خاطر پولی که پرداخت کرده منتظر شما مانده و اگر وبینار رایگان بوده، اگر همچنان حضور دارد، برای دیدن عمق سقوط شماست که همچنان حضور دارد!
کارهایی که در شروع وبینار بهتر است انجام دهید به ترتیب زیر است:
- سلام و خوش آمد گویی برگزار کننده به حضار
- اعلام برنامه توسط برگزار کننده
- اعلام موارد تبلیغاتی مثل معرفی اسپانسرهای برنامه
- مشخص کردن روال ضبط ویدیو، ارسال آن و گروه پشتیبانی و پیگیری وبینار(در صورت وجود)
- سپردن تریبون به مدرس
ممکن است شما از مدرس بخواهید تمامی این موارد را خودش انجام دهد. یعنی هم سلام و خوش آمدگویی،و هم اعلام برنامه و هم بقیه کارها را خودش انجام دهد. این هم ممکن است اما به خاطر داشته باشید حتما قبل از شروع وبینار باید این موارد را با وی هماهنگ کنید تا بدانید از پس آن بر می آید یا امکان انجام آن را دارد.
پس از شروع وبینار، مهم ترین کار شما و پشتیبان وبینار، حضور در وبینار و توجه به آن مثل یک شرکت کننده است. گاهی ممکن است در طول وبینار، بدلیل پیچیده بودن موضوع یا عدم علاقه عمومی به آن یا عدم تسلط مدرس، اقبال عمومی به آن وجود نداشته باشد و مدرس در میانه کار، چون شور و هیجان یا همراهی و التفاتی از شرکت کنندگان نمی بیند سرد شده و از کیفیت ارائه بکاهد. در این موارد، اگر به عنوان پشتیبان و مسئول برگزاری خودتان هم به موضوعات توجه کنید و مثل شرکت کنندگان واکنش نشان دهید، می تواند موجب به وجود آمدن اقبال عمومی در جمع و همراهی با مدرس شود.
در غیر این صورت، یک همراهی دو طرفه اتفاق نیفتاده و بالطبع از کیفیت تدریس یا ارائه نیز کاسته می شود. انگار شما نقش یک لیدر یا یک عامل محرک را در میانه شرکت کنندگان دارید. حتی گاهی اینکه شما سوالی بپرسید موجب می شود ترس یا شک شرکت کنندگان برای پرسیدن سوال برطرف شود و بتوانند به راحتی سوالاتی که توی ذهنشان مانده را مطرح کنند. مساله ای که بسیاری از اوقات برای ما اتفاق می افتد و نیاز به یک عامل محرک یا یک شروع کننده برای طرح سوالاتمان داریم.
پروموشن محصول یا اسپانسر
ممکن است شما بخواهید در وبینار برای اسپانسر خود یا محصولی که به خاطر آن وبینار را برگزار کرده اید هم تبلیغی داشته باشید. این کار را به دو شکل می توانید انجام دهید.
درخواست زمان استراحت
در این حالت، از قبل با مدرس هماهنگی می کنید که قرار است در میانه وبینار، مثلا یک ساعت پس از شروع پیشنهاد یک استراحت ۵ دقیقه ای را بدهد. در این زمان شما به عنوان مسئول برگزاری می توانید تریبون را در اختیار بگیرید و طی یک ارائه پنج دقیقه ای محصول مورد نظر خودتان را تبلیغ کنید یا راجع به اسپانسرها صحبت کنید. فراموش نکنید که برای تاثیر بیشتر بهتر است حتما یک روایت برای تبلیغ خود داشته باشید تا هم مخاطب حس کند در حال از دست دادن یک بخش مهم از وبینار است و هم واقعا بتواند برای چند دقیقه از موضوع فاصله گرفته و استراحت کند.
تبلیغ زیرپوستی محصول
یک روش دیگر این است که از مدرس بخواهیم محصول مورد نظر ما یا محصول اسپانسر ما را در مثال هایی که می خواهد بزند یا در کیس استادی هایی که بررسی می کند مورد توجه قرار دهد و آنها را نیز بررسی کند. این مساله موجب می شود اولا تبلیغ آزاردهنده ای از اسپانسر نداشته باشیم و هم اینکه مخاطب به صورت زیرپوستی سوالاتی راجع به اسپانسر و محصول وی در ذهنش نقش ببندد و بعد از وبینار به سراغ آن برود.
در کنار آن، می توانید محصول اسپانسر را به صورت ایمیلی هم برای مخاطب ارسال کنید یا از طرف اسپانسر برای آنها کد تخفیفی بفرستید یا کاتالوگ اسپانسر را ارسال کنید.
مشکلاتی که ممکن است حین برگزاری پیش بیاید
تا اینجا تقریبا نصف راه را رفته ایم و اگر شانس بیاوریم می توانیم به خوبی و خوشی با رعایت همین چند نکته وبینار را بدون مشکل برگزار کنیم. اما به هرحال همیشه مشکلاتی هست که ممکن است حین برگزاری به وجود بیایند و اگر شما برایشان راه حل نداشته باشید ممکن است منجر به افت کیفیت شدید وبینار شما شود. در این بخش این مشکلات را بررسی می کنیم. من تقریبا حداقل یک بار با هرکدام از این مشکلات برخورد داشته ام. بنابراین این مشکلات را اینجا مطرح می کنم تا شما هم مجبور نشوید مثل من برای هرکدامشان یک راه حل خلق کنید بلکه بدون صرف انرژی زیاد از همین راه حل ها بهره ببرید.
- مشکل در ورود به صفحه وبینار: ممکن است افرادی باشند که نتوانند به راحتی وارد وبینار شوند. این مشکل باید توسط پشتیبان وبینار حل شود.
- مشکل وجود اختلال در اینترنت مدرس: لازم است از مدرس بخواهید یک پلن پشتیبان برای اینترنت داشته باشد یا برای ارائه به محلی که شما تامین کرده اید بیاید تا بتوانید کیفیت ارائه را تضمین کنید.
- مشکل وجود اختلال در اینترنت شرکت کنندگان: متاسفانه برای این مساله شاید نتوانید راه حلی ارائه دهید. تنها می توانید تضمین دهید که ویدیوی وبینار در اختیار شرکت کنندگان قرار خواهد گرفت.
- مشکل لود نشدن فایلهای مدرس: برای حل این مشکل می توانید از مدرس بخواهید بجای آپلود فایل برروی پلتفرم، ارائه وبینار را از روی سیستم خود انجام دهد.
- وجود انیمیشن یا ویدیو در ارائه مدرس: بهتر است ارائه را از روی سیستم خود انجام دهد.
- وجود آمار یا داده هایی موجود برروی کنترل پنل برای ارائه: از مدرس بخواهید از آن آمار اسکرین شات تهیه کند یا مستقیما از روی سیستم خود ارائه را انجام دهد.
- ایجاد اختلال یکی از شرکت کنندگان با پرسیدن سوالات بی مورد یا اسائه ادب به مدرس یا تیم برگزاری: از پشتیبان بخواهید ابتدا با متانت با فرد مورد نظر صحبت کند و اگر لازم است از طریق تطبیق نام وی و لیست ثبت نام با وی تماس گرفته و مشکل را حل کند. اگر دیدید این مساله حل شدنی نیست، فرد را میوت کنید یا از پنل زیرساخت ارائه اخراج کنید و از وی بخواهید با شما تماس بگیرد تا مشکل را حل کنید.
- عدم تعامل مخاطبان با مدرس یا موضوع: خودتان و پشتیبان تلاش کنید با پرسیدن سوالات مرتبط یا تعامل و همراهی در بحث با مدرس جو را گرم کنید تا بقیه نیز با شرایط تطبیق پیدا کنند و سوالات خود را مطرح کنند.
- نچسب بودن یا عدم تعامل مدرس با حاضران: برای این کار باید قبل از برگزاری وبینار چاره ای اندیشیده باشید. به نظرم بهترین چاره، درخواست از مدرس برای ارائه با روی گشاده تر و فن بیان قوی تر است. با این حال، بسیاری از مدرسین این مشکل را دارند که انگار در حال ارائه محتوا برای دیوار هستند. تمرینی که برای این مدرسین پیشنهاد می دهم این است که حتمن چند ساعتی قبل از جلسه روبروی آینه یا دوربین حتی خاموش ارائه خود را تمرین کنند و در کنار آن سرعت ارائه را نیز بالا ببرند. یک دلیل نچسب به نظر رسیدن اکثر اساتید، ارائه با سرعت پایین و حرف زدن از روی اضطرار است.
یکی از کارهایی که می توانید در این موارد انجام دهید، ارسال پیام به مدرس در چت خصوصی است. قبلا گفتم که لازم است حتما در یک پیام رسان خارج از زیرساخت برگزاری وبینار با مدرس در ارتباط باشید. در این موارد می توانید از مدرس بخواهید سرعت ارائه را بیشتر کند یا به او بازخورد دهید که ریتم ارائه کند است و ممکن است برروی تجربه آموزش شرکت کنندگان اثربگذارد.
- زودتر تمام شدن ارائه مدرس نسبت به زمان در نظر گرفته شده برای وبینار: این مساله زمانی پیش می آید که برروی اسلایدهای وبینار تسلط نداشته باشیم و یا نمونه کارهای قبلی مدرس را ندیده باشیم. پیشنهاد می کنم حتما قبل از گفتگو با مدرس چند برنامه از برنامه های قبلی او را ببینید. این مساله جدای از بقیه جنبه ها کمک می کند ریتم ارائه مدرس را بشناسید و بدانید تندتر از حد معمول یا کندتر از آن ارائه می دهد و یا با یک ارائه نرمال مواجه خواهید بود. همچنین دانستن سطح دانش مدرس به شما کمک می کند بدانید آیا در مورد موضوع شما با کمبود اطلاعات مواجه خواهد شد یا نه. یک مساله بزرگ در این میان همین کم آوردن اطلاعات است. به هرحال، لازم است حتما قبل از برگزاری وبینار از مدرس بخواهید میزان زمان مورد نیازش را ارائه کند و همچنین خودتان هم با بررسی اسلایدها و گفتگو با مدرس به صورت تخمینی برآوردی از نوع ارائه مدرس داشته باشید و مطمئن شوید که این دو زمان با هم تطبیق دارد.
- کم آوردن زمان به نسبت ارائه: گاهی پیش می آید که در اثر سوالات زیاد خارج از موضوع یا هر دلیل دیگر از جمله توضیحات زیاد مدرس زمان کافی برای تکمیل ارائه نداشته باشیم. در این حالت دو راهکار خواهیم داشت. یا از مدرس بخواهیم که مبحث را کوتاه کند یا توضیحات کمتری ارايه دهد تا بتوانید مطمئن شوید در وقت مقتضی به پایان اسلایدها خواهید رسید. یا اینکه اگر با رسیدن به پایان زمان اسلایدها هنوز تمام نشده اند، یک جلسه دوم هم ترتیب دهید تا شرکت کنندگان به طور کامل مباحث را دریافت کنند.
معمولا اگر مدرس نتواند در نصف زمان اختصاص یافته حدودا ۶۰ درصد اسلایدها را پشت سر بگذارد می توانیم مطمئن باشیم که لازم است زمان وبینار را تمدید کنیم یا جلسه تمدیدی برای وبینار در نظر بگیریم. طبعا برگزاری جلسه دوم علاوه بر ضرر مالی برای شما از نظر تامین زیرساخت و زمان، برای مخاطب نیز گران تمام خواهد شد چون لازم است وقت بیشتری را برای یک موضوع با زمان تخصیص یافته صرف کند. از این رو بهتر است در کل طول وبینار، جلوی هر بحث بیهوده یا بی ربط یا هر سوالی که می تواند زمان زیادی را صرف خود کند را بگیرید یا از مخاطبانی که سوالات بدیهی می پرسند یا قصد دارند پیش نیازهایی که قبل از وبینار باید می آموخته اند را نیز مدرس در وبینار آموزش دهد بخواهید که سوالات خود را به صورت مکتوب و پس از پایان وبینار طرح کنند یا به آنها یاداور شوید که لازم است خودشان پیش نیازها را مطالعه کنند.
- هرج و مرج در جلسه پرسش و پاسخ: همانطور که گفته شد شما باید مدیریت جلسه پرسش و پاسخ را به عهده بگیرید و جلوی طرح سوالات بی مورد را بگیرید
این موارد تقریبا تمام مشکلات و حالت هایی بود که فکر می کنم موقع ارائه مدرس ممکن است به آنها برخورد کنید. البته ممکن است ایرادات فنی مثل قطع شدن صدای مدرس یا قطع شدن صدای شرکت کنندگان هم به وجود بیاید که چون یک مساله فنی است و به زیرساخت یا دیوایس فرد بستگی دارد به آن اشاره نکردم.
۱۵ تا ۳۰ دقیقه آخر وبینار
بسیار مهم است که یک هشتم زمان پایانی هر وبینار را برای جمع بندی و احیانا پرسش و پاسخ در نظر بگیرید. مثلا اگر وبینار شما دو ساعته است، حتما لازم است حداقل ۱۵ دقیقه از زمان آن برای جمع بندی و پرسش و پاسخ در نظر گرفته شود. حتی در بعضی از وبینارها که موضوع جدیدی برای مخاطب شکافته می شود، پیشنهاد می دهم حداقل ۳۰ دقیقه از هر دو ساعت برای جمع بندی و پرسش و پاسخ در نظر گرفته شود
توجه کنید که لازم است در پایان وبینار هیچ شرکت کننده ای با سوالاتی که در ذهن دارد از جلسه خارج نشود. چون این امر موجب می شود تصور کند مدرس دانش کافی نداشته یا نتوانسته است موضوعات را به طور کامل به وی منتقل کند. از طرفی طبعا افراد زیادی هستند که سوال دارند و در این بین افرادی هم هستند که هم سوالات خارج از موضوع یا با پاسخ طولانی می پرسند یا پس از دریافت پاسخ بر استدلال خود پافشاری می کنند و زمان مدرس و وبینار را می گیرند. در این حالت، بهتر است از شرکت کنندگان بخواهید سوالات را به صورت مکتوب در چت مطرح کنند و مدرس سوالات را بررسی کند و به هرکدام که لازم است پاسخ بدهد. اگر شخصی هم دلیل عدم پاسخگویی به سوالش را پرسید، حتما ذکر شود که دلیل آن مثلا بی ربط بودن به موضوع یا هر چیز دیگری بوده است.
پایان وبینار
در پنج دقیقه پایانی لازم است کارهای زیر را به ترتیب انجام دهید:
- جمع کردن پرسش و پاسخ یا جمع بندی مدرس و اتمام تدریس
- تشکر مجدد از حامیان بابت حمایتشان یا معرفی مجدد آنها و یادآوری کد تخفیف یا اینکه قرار است شرکت کنندگان ایمیلی را از طرف برگزار کننده با موضوع حامی دریافت کنند.
- تشکر از شرکت کنندگان بابت زمانی که اختصاص داده اند.
- تشکر از مدرس بابت تدریس
- مشخص کردن زمان تحویل ویدیو یا ارسال فایل صوتی و مستندات و … برای شرکت کنندگان
- انتشار نظرسنجی در چت عمومی و درخواست از شرکت کنندگان برای پر کردن نظرسنجی ( می توانید از گیمیفیکیشن هم استفاده کنید. مثلا قول تخفیف برای وبینار بعدی یا هر مدل دیگری از آن)
- خداحافظی از شرکت کنندگان
- بستن روم به صورت کامل
توجه کنید که حتما قبل از خروج خودتان روم را به صورت کامل ببندید تا مطمئن باشید از فضای اتاق خارج از حضور شما استفاده ای نخواهد شد یا گفتگویی پس از خروج شما پیش نخواهد آمد.
قطع کردن ضبط ویدیو
پس از اتمام وبینار فراموش نکنید که ضبط ویدیو را متوقف کنید. همانطور که در ابتدای فرایند گفتم، لازم است جدای از ضبط توسط زیرساخت خودتان هم یک نسخه از وبینار را ضبط کنید. این نسخه دوم را هم فراموش نکنید. پس از توقف ضبط، یک نسخه ویرایش نشده از وبینار را برای مسئول ویرایش ویدیو در سازمان خودتان بفرستید و از او بخواهید در کوتاه ترین زمان ممکن ویدیو را ویرایش کند.
حالا، کار برگزاری وبینار تمام شده است و تنها کافی است به نکات بعد از برگزاری توجه کنید. این نکات را در یک محتوای جداگانه آماده می کنم و در اختیار شما قرار می دهم.
توسط