مقدمه 

(اگر عجله دارید این بخش را رد کنید)

نشسته بودم و داشتم مثل هرروز وقتم رو توی وب تلف می کردم که یک نفر یه سوالی از جنس اگر بخوام یه وب سایت بزنم چقدر در میاد توی یه گروه مشهور بین اهالی محتوا مطرح کرد. منم که این جور وقتا یهو هیبت شمسی خانومی/عباس آقایی می گیرم،‌ سریع دویدم که لازمه شما یه درخواست برای ارائه پروپوزال آماده کنی تا بفهمیم توی سایتت چی می خوای تا اون وقت ما بتونیم اصلا آدم مناسب بهت معرفی کنیم و بعدش هم اون آدم قیمت بده. 

خلاصه نخود یه آشی شدم و باید تا تهش رو می رفتم. با اون دوستمون که حقیقتا اسمش هم مشخص نبود یه مقدار اره دادیم و تیشه گرفتیم تا آخرش ایشون متقاعد شد که باید حتما یک RFP خیلی بسیط بنویسه و ارسال کنه تا ما بفهمیم که چی می خواد و برای این چیزی که می خواد یه نفر رو بهش معرفی کنیم. 

در همین حین یکی دیگه از دوستان اومد و پرسید این سایت رو برای چی می خوای و این دوست مجبور به آر اف پی نویسی هم گفت برای فلان کار. و خب انگار با هم هم نظر شدند که بحث رو ادامه بدن.

بعد از اون به فکر فرو رفتم که واقعا شاید لازم نبود یک چیز خیلی طولانی و ناکارآمدی نوشته بشه به اسم درخواست برای ارائه قیمت و بعد بررسی بشه و این دوستمون راه خودش رو پیدا کنه. 

نمی دونم خبر دارید نه اما کلا RFP نویسی در بعضی از رشته ها یک تخصص به حساب میاد و در قراردادهای دولتی و مقاطعات و پیمانکاری ها، آدمهایی هستند که تخصصشون اینه توی سازمان و معمولا یه درخواست عجیب و غریب و طولانی شامل همه موارد لازم تهیه می کنند تا ارائه بدن و بر اساس اون پیمانکارها بیان و قیمت بدن و زمان بندی و … 

خلاصه کنم! تصمیم گرفتم بشینم راجع به درخواست برای دریافت پیشنهاد قیمت یا دریافت برای ارائه پروپوزال یک مقدمه بنویسم و یک راه ساده جلوی پای شما بگذارم که دیگه لازم نباشه به سختی بنویسیدش یا از نوشتنش رنج ببرید و ترجیح بدین به باد برین تا قبل از شروع پروژه RFP بنویسید. 

اول ببینیم اصلا این RFP که می گن چی هست؟ 

درخواست برای ارائه پروپوزال (RFP)چیست؟

آر اف پی ( آگهی استعلام بها )، درخواستی هست که وقتی شما تصمیم می گیرید یک خدمت رو به هر شکلی دریافت کنید، حدود اون خدمت رو در این درخواست مشخص می کنید و اون رو به ارائه دهندگان خدمت عرضه می کنید تا بعد از بررسی اون، بر اساس نیاز شما به شما قیمت و زمان بندی اجرا بدن.بهش درخواست برای ارائه/دریافت قیمت هم میگن. بر اساس این تعریف، همین که زبونی هم بگیم من یه سایت نیاز دارم می تونی برای من طراحیش کنی انگار داریم یه آر اف پی ارائه می دیم. اما مساله اصلی اینه که آر اف پی قراره به ما کمک کنه نیازمون شفاف تر بشه و از طرفی در آر اف پی باید حدود خدمتی که می خواهیم هم مشخص باشه. پس مثلا ممکنه بگیم من یه سایت می خوام مثل دیجی کالا یا یه اپ می خوام مثل اسنپ یا یه سایت می خوام مثل سایت اصغرآقا بقال/ شیرین خانوم ترشی فروش که توش محصولمو بفروشم. این هم خوبه. اما هنوز شفاف نیست. وجود چه چیزی در سایت اصغر آقا بقال/ شیرین خانوم ترشی فروش موجب شده که شما فکر کنید سایتی که می خواهید باید شبیه به این سایت باشه؟ این رو باید شفاف کنید. 

مثلا بگیم من یه سایت می خوام مثل سایت اصغرآقا بقال/ شیرین خانوم ترشی فروش که توش محصولاتم رو بتونم با چیدمانی که مد نظرمه قرار بدم و هروقت که خواستم بتونم به راحتی قیمت محصولم یا مدل ارائه اش رو تغییر بدم و برای هر تراکنشی که در سایت اتفاق می افته هم یه پیامک به مشتری بدم که مثلا شیشه ترشی شما با کد سفارش فلان برای شما ارسال شد یا بهم پیام بده که مشتری با مشخصات زیر یک سفارش خرید ثبت کرده که شامل اقلام زیر میشه.

این باز یه مقدار شفاف تر شد. اما هنوز کارآمد نیست. 

اگر همین طور این روند رو ادامه بدیم و کار رو به جایی برسونیم که تا حد زیادی کلیت نیاز و جزییات اولیه اون [واضح تر بگم جزییات تاثیرگذار] مشخص باشه، در کنارش مهلت اجرای کار هم مشخص باشه، در حقیقت ما یه درخواست برای ارائه پیشنهاد قیمت نوشتیم. 

حالا که تا حدودی فهمیدیم چی می خواهیم، یه سوال اساسی اینه که آیا باید برای هر نیازی که داریم یا هر پروژه ای که تعریف می کنیم و قصد واگذاری اجراش به یه نفر یا تیم رو داریم یه آر اف پی بنویسیم؟

آیا همیشه لازم است RFP بنویسیم؟

(به این بخش توجه کنید)

به نظر من هروقت بخواهیم یک کاری رو به هر شکلی انجام بدیم، بهتره یه آر اف پی براش داشته باشیم. حتی اگر قراره کار رو خودمون هم انجام بدیم، شاید مکتوب کردنش و در آوردن نیازمندی هاش و استنباط هزینه و زمان براش بهمون کمک می کنه که حداقل بدونیم چقدر قراره انرژی براش بذاریم و آیا صرفه اقتصادی و زمانی داره انجامش؟

من بالشخصه همیشه برای کارهای خودم هم یه نوت برداری انجام میدم و حداقل فاکتورهایی که لازم دارم رو می نویسم تا بعدها بتونم با خروجی مقایسه اش کنم. 

اما اگر بخواهیم ساده تر بگیم، نه لازم نیست برای هر کاری یک آر اف پی بنویسید. اما لازمه که حداقل بتونید نیازتون رو به شکل درست و واقعی برای مجری توضیح بدین و این شرح شما به یه شکلی ضبط بشه! مثلا ضبط ویدیوی جلسه آنلاین یا ضبط صدا که به صورت یه مستند باقی بمونه و بعدها بتونید توی قراردادتون بهش استناد کنید. خیلی از مواقع همین مستند شما رو از هزینه بیشتر یا از ضرر کردن نجات میده.  

اما 

چرا باید RFP تهیه کنیم؟ 

در دنیای پیچیده این روزهای ما، هرروز داریم به این نقطه می رسیم که برای جلوگیری از دوباره کاری یا هزینه زیاد، بیاییم و جزییات بیشتری از چیزی که می خواهیم رو به مجری ارائه بدیم. می تونیم اصلی ترین دلایل ارائه آر اف پی رو موارد زیر بدونیم:

• شفاف کردن تمامی نیازهای خودمان در رابطه با پروژه
• مشخص کردن حدود زمانی که لازمه پروژه در اون انجام بشه
• مشخص شدن حدود منابعی که باید مصرف کنیم. 
• مشخص شدن قدرت ریسک پذیری محصولی که دریافت می کنیم در بازار رقابتی این روزها
• وجود مستندی برای پیگیری بیشتر حقوقمون اگر با مجری به مشکل خوردیم.

حالا که فهمیدیم چرا نوشتن آر اف پی اهمیت داره، بیایم راجع به جزییات یک آر اف پی خوب صحبت کنیم. 

یک RFP خوب شامل چه بخش هایی می شود؟

(این بخش رو حتما بخونید. مهمترین جای این محتوا اینجاست!)

یک درخواست برای ارائه پیشنهاد قیمت ( آگهی استعلام بها ) معمولا چند تا جزء خیلی مهم داره

• مقدمه که نشون می ده چرا داریم آر اف پی می نویسیم

توی مقدمه قراره بگیم چه اتفاقی افتاد و چه مولفه هایی باعث شدند به این نتیجه برسیم که وب سایت مورد نظر یا محصول مورد نظرمون لازمه تولید بشه. یا فلان خدمت رو دریافت کنیم. 

• شرح اصلی نیاز که نشون میده مولفه هایی که منجر به احساس نیاز به اون محصول یا خدمت شدند چیا هستند. 

ما اینجا قراره بگیم که به یه سری دلیل حس کردیم مثلا لازمه برای سایتمون روی کلمات بخصوصی کار سئو انجام بدیم یا یک وب سایت طراحی کنیم. یا طراحی گرافیکی وب سایتمون رو تغییر بدیم. این دلایل رو با ذکر جزییات باید بهش اشاره کنیم و جدیت خودمون رو هم در نیاز به این محصول در این مرحله نشون بدیم. اگر محصول در حال حاضر موجود هست و نیاز به تغییر یا تعویض داره، باید مشکلاتی که وجود داره رو دونه به دونه ذکر کنیم و لیست کنیم تا بعدا موقع قیمت دادن توسط مجری لحاظ بشن و در نظر بگیریم که حتما حل می شن.

• جزییات فنی که قراره حدود و صغور محصول یا خدمتی که نیاز داریم رو مشخص کنند.

این بخش می تونه از نظر فنی شامل جزییات محصولی که مورد نیازمون هست بشه. مثلا لازم داریم که در ادمین حتما امکان تغییر بنرها وجود داشته باشه یا لازمه بعد از هر تراکنش یک پیامک اطلاع رسانی برای کاربر ارسال بشه یا کاربر باید بتونه موقع کامنت گذاشتن به صورت بی نام کامنت بذاره. این جزییات معمولا چند صفحه هستند و فاکتورها یا المانهای اصلی محصولی که انتظار داریم دریافت کنیم رو مشخص می کنند. 

معمولا می تونید این بخش رو به چند قسمت تقسیم کنید. اگر محصول مورد نظرتون یه سایته،‌ قسمتهایی که میگم می تونه اینها باشه:

1. مدیریت وب سایت 
2. صفحه اصلی 
3. صفحات داخلی (سرویس/دسته بندی ها)
4. صفحات استاتیک (درباره ما/تماس باما)
5. صفحات مربوط به فروشگاه 
6. صفحه پروفایل کاربری 
7. و …

اگر محصولمون یه موزیک کوتاه برای پری رول یه پادکست باشه می تونه شرح فنی ما فقط دو خط باشه:‌

با توجه به فضای پادکست که ….. است، لازم است از سازهایی مثل …. و …. و …. و ترکیب موسیقی ……. در طراحی این موزیک استفاده شود. 

• مدت زمانی که برای نهایی سازی محصول در نظر داریم. این مدت زمان، استنباط ما از مدت زمان اجرای پروژه است یا حداقل مدت زمانی که وقت داریم تا محصولی رو لانچ کنیم و به بهره برداری برسونیم. 

معمولا کارفرما توی این بخش،‌ انتظار خودش رو اعلام می کنه و هرچه این انتظار معقول تر باشه، دست تیم اجرایی هم برای دادن یه قیمت مناسب و اجرای بهتر باز می شه. اما همیشه این طوریه که کارفرما می خواد کار رو در مدت زمانی معادل ده درصد زمان لازم برای پروژه تحویل بگیره و مجری هم در ازای اون مدت زمان که خیلی وقتها نشدنیه یه پول زیاد طلب می کنه و این جوری میشه که همیشه کارفرما و مجری می نالند که طرف مقابلشون حرفشون رو نمی فهمه.

بنابراین در این بخش شما باید حداکثر زمانی که تحویل پروژه دراون بازه زمانی برای شما معقول هست رو بیان کنید نه یه زمانی که استنباط می کنید برای اجرای پروژه مناسب باشه. 

• شرایط یا اطلاعات ویژه که معمولا فراموش میشه!

معمولا بسیاری از کارفرماها شرایطی دارند که باید در پروژه لحاظ بشه. این شرایط می تونه شامل اطلاعات مربوط به ایده یا اطلاعات تجاری که کارفرما در اختیار مجری می ذاره باشه یا رازی که مربوط به کسب و کار هست و افشا شدنش ممکنه ضربه بزنه به کار. اگر چنین چیزی در طول روند اجرایی پروژه تون قراره پیش بیاد، حتما این بخش رو در آر اف پی قرار بدین و شرح بدین که اگر کار به قرارداد رسید مثلا لازمه که مجری یک تفاهم نامه عدم افشا هم امضا کنه. 

یا مثلا ممکنه شما به عنوان کارفرما اجبار داشته باشید که کار فقط به صورت شرکتی و با ارائه فاکتور شرکتی قابل انجامه. اگر این مساله در این بخش ذکر نشه ممکنه به قرارداد هم برسید و اونجا بفهمید که همچین مشکلی وجود داره. پس بهتره که به این بخش هم توجه کنید.

• مدت زمان مناسب برای ارائه پاسخ هم خیلی مهمه.

مهمه که شما بگید من تا فلان تاریخ به جواب این درخواست نیاز دارم. خیلی وقتها سازمانهایی هستند که سرشون شلوغه یا مجری هایی که کارهای زیادی دم دستشونه و کار شما میره توی لیست یا کارتابل مدیر فلان واحد تا بررسی بشه و تازه مشخص بشه که کی باید جواب بده. اینه که مشخص کنید مثلا تا یک هفته از زمان دریافت یا زمان ارسال فرصت دارید که به این درخواست پاسخ بدین. گرچه ممکنه بعضی از مجری ها خوششون نیاد اما کارفرما هم وقتشو از سر راه نیاورده!

• اطلاعات تماس که نشون می ده چه شخصی و احیانا از کدوم واحد مجموعه کارفرمایی این آر اف پی رو ارائه داده و طرف حساب مجریه.

خیلی برام پیش اومده که کارفرما درخواستی رو داده و چون بخشی از بدنه یه شرکت بوده، درخواست توسط مسئول دفتر یا شخصی ناشناس اما به اسم سازمان ارائه شده و بعد ما نمی دونستیم دقیقا در مراوداتمون و خصوصا در پیشنهادمون کی رو باید خطاب قرار بدیم. یا اشتباه خطاب قرار دادیم و بعدا به مشکلاتی خوردیم. اینه که دقیقا بنویسید که این درخواست رو چه شخصی،‌ از کدوم واحد شرکت ارائه داده و ایمیل و شماره تماسش چی هست اگر داخلی هم دارید حتما ذکر کنید!

خببب تقریبا کار ما کامل شده. حالا ما یه آر اف پی کامل داریم که می تونیم با خیال راحت برای همه کاندیداها بفرستیمش و ازشون درخواست قیمت کنیم. 

توجه داشته باشید که این مدل از آر اف پی که بهش اشاره کردیم ممکنه برای هر پروژه یا هر خدمتی متفاوت باشه. شما چند تا آر اف پی که بررسی کنید دستتون میاد یا اگر خواستید می تونید از من از طریق یکی از روش های ذکر شده در صفحه تماس با من راهنمایی بگیرید که بهتون در نوشتن آر اف پی کمک کنم. اما لازمه بهتون بگم حتما نباید تمام بخش هایی که من نوشتم رو در این آر اف پی رعایت کنید. اما بخش نیازها و مشخصات فنی و زمان مناسب برای تحویل رو حتما در نظر بگیرید. 

یه مساله دیگه ای هم که راجع به آر اف پی وجود داره، اینه که معمولا اکثر قریب به اتفاق کارفرماها توی اکوسیستم دیجیتال مارکتینگ یا بگیم کسب و کارهایی که قصد دارند دیجیتال بشن یا دیجیتال شدن و نیاز به توسعه دارند، 

با کارفرمایی که آر اف پی نمی دهد چه کار کنیم؟

(یه تجربه و یه روش به درد بخور رو مطرح کردم)

من خودم با این مشکل خیلی مواجه می شدم. کارفرما می اومد و می گفت فلان محصول رو احتیاج دارم. و هیچ مستندی هم در دست نبود و بعد از اینکه پروژه رو تحویل می دادم هم می گفت من که اینو نمی خاستم و فلان چیز رو می خواستم. از یه جایی به فکر افتادم خودم بهشون کمک کنم این آر اف پی نوشته بشه. 

از اونجایی که حوزه کاری من اون موقع مدیریت پروژه طراحی وب سایت های خبری بود،‌ یه لیست از آپشن هایی که یک سایت خبری می تونست داشته باشه رو آماده کرده بودم و براشون ارسال می کردم و می گفتم لطفا از بین این آپشن ها چیزهایی که نیاز دارید رو تیک بزنید و مشخص کنید یا اونهایی که نمی خواهید رو حذف کنید. 

در انتهای فرم هم خواسته بودم که حوزه کاریشون و زمان بندی مد نظرشون رو هم بنویسند. این تقریبا کار آر اف پی رو می کرد و من بر اساس اون پیشنهاد قیمت می دادم.

بعدها که فیلد کاری من گسترده تر شد از این ترفند استفاده کردم که جلسه مصاحبه ای رو با کارفرماهای آر اف پی نده تشکیل می دادم و توی اون جلسه علاوه بر ضبط صدا،‌ یک مستند مکتوب هم تهیه می کردم و در اختیار کارفرما قرار می دادم که بررسی کنه و ببینه آیا تمام نیازهایی که گفته در اون مستند مکتوب شده یا نه. معمولا کارفرما چند تا بند اضافه می کرد. یا یه چیزهایی رو حذف می کرد. اما دیگه من خیالم راحت بود که یک آر اف پی حداقلی داریم. 

یه نکته خیلی ظریفی که اینجا داریم اینه که با آماده کردن آر اف پی شما در حقیقت دارید به کارفرما کمک می کنید مستندی برای پیگیری حقوقش در آینده داشته باشه. چون اینجا در حقیقت شما پایه و بیس یه قرارداد رو از کارفرما تحویل می گیرید و بر اساس اون، بهش قیمت و زمان بندی می دین و بعد، بخش فنی همین آر اف پی در کنار پیشنهاد قیمت شما و زمان بندی پیشنهادی شما میشه جزوی از قرارداد. پس کامل بهش حواس بدین. یه قرارداد شفاف داشتن بهتر از یه موهوم هفت سره که میتونه کابوس هر شبمون بشه. 

خبببب براتون آرزوی موفقیت می کنم. یکی از بزرگترین مجاهدت های هر مجری در ایران، گرفتن همین آر اف پی از کارفرماست. 

جمع بندی

به هر شکلی که مناسب می دونید،‌ با هر زبونی که بهش مسلط هستید و تحت هر شرایطی که دارید، برای دریافت هرگونه خدمتی یک شرح خدمت بنویسید و بر اساس اون، آر اف پی یا همون درخواست ارائه پیشنهاد قیمت رو برای اون خدمت آماده کنید. این کار بزرگترین خدمت به شماست. چون دست مجری رو برای ارائه محصول یا خدمت بر اساس سلیقه خودش می بنده و به شما هم کمک می کنه هر موقع که از کیفیت خدمت راضی نبودید یا انحرافی در حدود پروژه دیدید،‌به راحتی از مجری پیگیری کنید.

اگر هم مجری هستید، حتما حتما بر اساس آر اف پی به مشتری قیمت بدین یا حداقل شرح خدمت رو از مشتری بگیرید و خودتون یک آر اف پی براش درست کنید. شاید شما حس کنید کارتون وقت تلف کردنه اما دارید بزرگترین لطف رو در حق خودتون به عنوان مجری پروژه می کنید. چون دست کارفرما رو برای زیاده خواهی و بلوکه کردن بی دلیل دستمزدتون می بندید.